Facturatie: wijzigingen vanaf 01/01/2013

Elektronische facturen

• Versoepeling van de voorwaarden

• Toegestaan vermits aanvaarding door de afnemer

• Kan uitgereikt en ontvangen worden in om het even welke elektronische vorm (bijlage e-mail, pdf, word-bestand en dgl.).

• Mag elektronisch bewaard worden of op papier

• Belangrijk: de authenticiteit van herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur moeten gewaarborgd blijven gedurende de ganse bewaringstermijn (7 jaar). Ook moet aangetoond dat de factuur overeenstemt met een werkelijke levering of dienstverrichting. Om de authenticiteit van herkomst te waarborgen is het belangrijk dat de naam, adres en andere noodzakelijke gegevens van de leverancier of de dienstverrichter op de elektronische factuur vermeld zijn.

Opstelling facturen

1. De opstelling van de facturen dient te gebeuren volgens de regels van toepassing in de lidstaat waar de levering van het goed of de dienstverrichting geacht wordt te zijn verricht. Uitzonderingen:
   
   • de leverancier/dienstverrichter is gevestigd in een andere lidstaat dan deze waar de levering of de dienst plaats vindt en de ontvanger van de levering of dienst is gehouden de btw te voldoen: land van de leverancier/dienstverrichter
   • levering of dienst buiten EU: land van de leverancier of dienstverrichter
2. Verplichtte vermeldingen op de factuur:
   

   • de datum waarop het belastbare feit heeft plaats gevonden. (is de datum van de levering of de dienstverrichting) of de datum van ontvangst van de prijs of een deel ervan, indien deze verschilt van de datum van de factuur

   • het totaal bedrag van de btw uitgedrukt in de nationale munteenheid die bepalend is voor de toe te passen regels betreffende uitreiking van de facturen

   • de vermelding “btw verlegd” indien de belasting verschuldigd is door de medecontractant (o.a. werk in onroerende staat, KB 1 art. 20)

   • de vermelding “factuur uitgereikt door de afnemer” in geval van self-billing (zie verder)

   • de vermelding van de bepaling op grond waarvan de handeling vrijgesteld is van btw (bv art 39bis bij intracommunautaire leveringen).

   • de vermelding “bijzondere regeling reisbureaus”, “bijzondere regeling gebruikte voorwerpen”, bijzondere regeling kunstvoorwerpen”, “bijzondere regeling voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten” indien één van deze regelingen van toepassing is.

Uitreiking facturen

• Uiterlijk de 15^de van de maand volgend op de opeisbaarheid van de btw (levering/einddatum dienstverrichting/betaling van de prijs)
• Self-billing is toegelaten. Self-billing houdt in dat de afnemer de factuur zelf opmaakt. Dit kan op voorwaarde dat er een voorafgaand akkoord is en dat iedere factuur het voorwerp van een procedure van aanvaarding uitmaakt (kan stilzwijgend bv door betaling).

Diversen

1. Verhuur van een voermiddel, op lange termijn (is + 1 maand) door een belastingplichtige aan een niet-belastingplichtige vindt plaats in de lidstaat waar de niet-belastingplichtige gevestigd is, uitgezonderd pleziervaartuigen.
2. Vereenvoudigde facturen mogen uitgereikt worden voor:
   

   • Bedrag exclusief btw kleiner dan 100 euro

   • indien de naleving van alle bedoelde verplichtingen bemoeilijkt wordt in een bepaalde bedrijfssector. Dit wordt bepaald door de minister van Financiën.

   • indien het een verbeterd stuk betreft dat specifiek en ondubbelzinnig naar de oorspronkelijke factuur verwijst

3. de verplichting om een kasticket of ontvangstbewijs uit te reiken in de horecasector.